Ces outils spécifiques aident à savoir qui est en surcharge de travail et qui est disponible en jetant un œil aux plans de charge individuels. Ainsi, vous pouvez répartir efficacement les ressources sur une tâche, afin de rattraper un retard ou de raccourcir une échéance trop longue. On parle dans ce cas de "ré-allocation" horaire ou journalière. Ces outils de gestion de l'équipe permettent aussi d' anticiper le nombre de jours-hommes à mobiliser pour réussir le projet. Votre suivi d'avancement projet vous aide donc à rester au plus près des budgets initiaux. Comment rédiger un rapport d'avancement du projet? Le rapport d'avancement du projet consiste en un document qui résume de façon régulière la progression du projet. Il peut se destiner à l'équipe projet, mais aussi à votre direction. Ce document émis régulièrement prend toujours la même forme: état d'avancement du projet: conforme au planning, en retard ou en avance; tâches déjà réalisées, avec éventuellement leur pourcentage d'accomplissement; les " jalons " déjà atteints, c'est-à-dire les événements importants; le comparatif planning prévisionnel/avancement réel; les contraintes et risques que rencontre l'équipe.
Grâce à des outils comme le diagramme de Gantt ou le gestionnaire de tâches vous pouvez planifier, suivre, gérer et analyser les activités et la charge de travail des membres de votre équipe. Le gestionnaire des tâches pour gérer l'avancement du projet Les outils de gestion des tâches ressemblent généralement à des to-do lists. Pour le chef de projet, cette fonctionnalité a deux atouts. Elle permet, d'une part, de lister toutes les tâches afférentes au projet. Une démarche qui peut aboutir à des listes de centaines de tâches. Cet outil permet aussi d'attribuer facilement ces tâches aux collaborateurs qui doivent les réaliser. Du point de vue du collaborateur, le gestionnaire de tâches fonctionne comme une liste de missions quotidiennes. Dans tous les cas, ce type de méthode permet d'avoir un contrôle centralisé de l'avancement du projet. En comparant le nombre de missions réalisées au nombre total de missions, il est possible d'obtenir un point de vue global sur l'avancement du projet.